佛山市顺德区物业管理行业协会
财务管理制度
为规范财务行为，加强财务管理，严肃财务纪律，严格财务监督，提高资金使用效益，保证财务工作依法有序进行，制定本制度。
一、执行《民间非营利组织会计制度》
二、设置现金日记账、银行存款日记账、明细分类帐、总账，以及各类必要的辅助性账薄。
三、各类账薄必须按照审核无误的原始凭证、记账凭证或科目汇总表登记入账，做到核算及时、内容完整、数字准确、摘要清楚，各种帐薄中的记录，如需更正必须按照会计人员工作规则进行调整。
四、本会配专职出纳员一名，会计工作是委托专业财税中介机构，负责代理建账、纳税申报、汇算清缴、进行年终决算、单据审核等工作；出纳员负责办理各项财务支出、登记日记账、报销、将当月的原始票据对接给财税中介机构的专职人员等工作；工作上双方相互配合又相互监督。
五、及时记账、对账，做到日清月结，账款相符。
六、支票使用要有专门的支票登记本做好登记，使用支票须按协会审批流程报批后才能使用。
七、本会财务印章、支票账本、收据等由出纳保管，票据的购买由出纳负责，票据及印章、支票的使用需做好登记，建立票据使用台账。
八、加强票据管理
1.出纳人员签发票据时要逐项审核票据上的内容与相关支付凭据的内容是否一致，审核无误后盖章签发；
2.未使用的票据存放在保险柜内保管，出纳人员必须按照票据的序号签发票据，不得换本或跳号签发；
3.空白票据不得加盖财务印鉴章；
4.出纳人员对填写错误的票据要加盖“作废”戳记并与存根一起保存；
5.如发生票据遗失、被盗等情况，当事人必须将遗失、被盗票据的名称、编号、数量等情况应及时向秘书长和协会领导汇报，并填写遗失证明汇报会长、分管财务副会长。
九、加强应收款管理，协会应收款直接对协会的公户，未经允许秘书处同事不得私自收款。
十、按照勤俭办会的要求，加强协会内部开支管理，规范协会财务报销行为，合理控制费用支出，按照《财务报销制度及流程》执行。
十一、建立收支情况报告机制，由会长每月向会长和监事联合办公会议进行财务报告，每半年向理事会报告。
十二、本制度经会长办公会议讨论，报监事会批准，并在协会官网公示之日起7天内，无异议视为通过。
十三、本制度生效日期为2024年1月1日。
十四、本制度由秘书处负责解释和执行。
佛山市顺德区物业管理行业协会
二〇二三年十二月二十二日
佛山市顺德区物业管理行业协会
财务报销（支付）制度及流程
一、总则
为加强协会内部管理，规范协会财务报销行为，合理控制费用支出，结合协会的实际情况，特制定本报销（支付）制度及流程。
二、财务报销（支付）制度及流程
（一）财务报销（支付）制度
1、协会所有的开支，严格按照审批程序执行，所有开支必须经会长办公会议审批通过后方可执行；
2、协会的支出应编制资金计划，报会长办公会议审批通过后执行；重大活动支出(如捐赠、年会、购买设备等)50000元(含)以上须经理事会审批；
（二）财务报销（支付）流程
1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、培训费、业务招待费等。在一个预算周期内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
协会除日常费用及1000元（含）以下零星支出（如会议水果、文具等）外，其余各项支出必须事先提出计划，经会长办公会议批准后，在计划范围内列支。
2、费用报销的一般规定
2.1报销人必须取得相应的合法有效的票据，且发票背面有经办人签名；
2.2报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；
2.3报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸以外（票据过大时应按封面大小折叠好）；
2.4各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应保持一致；
2.5若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；
2.6、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一起，并按金额大小排列；
2.7、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完成清楚地审阅到报销金额；
2.8报销单据一律用黑色钢字笔或签字笔填写；
2.9报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经会长办公会议有效批准；
2.10有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；
2.11出租车票据需注明业务发生时间，起止地点、人物事件等资料，出租车票据背面需签名。
3、单笔报销金额超出2000元，需提前一天通知财务备款。
4、费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单（票据内容与报销内容一致）—交由秘书长、分管财务副会长、会长逐级审批。审批流程闭环后方能办理报销。
注：如遇上急需支付的费用，秘书处提交申请后，由秘书长审批并向上级审批人报备后，给出“急单”意见方可执行申请单内容。
三、餐费、业务接待、住宿和交通费报销标准
1、由协会组织的开会、考评、检查和培训等业务活动，工作餐餐费标准为最高150元/人/餐；如有特殊情况须提前向分管工作副会长或会长申请，方可特殊处理，否则超出标准部分不予报销；除实际产生的餐费外，不得借机另外购买礼品列入餐费发票报销。
2、协会会长/分管工作副会长/秘书长参加业务活动需要安排住宿的，住宿标准按照省会城市800元/人/晚，地级市及以下最高500元/人/晚的标准报销。秘书处其他工作人员按照不高于上述标准的80%报销。如有特殊情况须提前向分管工作副会长和会长申请，方可特殊处理，否则超出标准部分不予报销。
3、若因协会工作外出购买物资自行垫付费用的，可凭发票报销相关费用；当年的发票当年报销，跨年无效（按开票日期计算）。
四、差旅费用规定
协会会长、分管工作副会长、秘书长及秘书处，如代表协会对外交流需要出差的，所产生的费用由协会承担。根据发票金额支付或报销。
协会工作人员若因日常工作外出产生的交通费，需凭发票、相关路线里程数截图佐证；报销标准为1.5元/公里。
五、借支管理规定及借支流程
1、出差借款：出差人员凭审批后的《借支单》按批准额度办理借款，出差返回次日起七个工作日内办理报销返还手续；
2、其他临时借款，如业务费、备用金等，事情办结后应及时报账。备用金借款一般不超过1万元，借款应先还后借，借款期限不超过三个月；如超出规定时间未能归还，需书面说明原因报会长办公会议批准，未能说明原因的，将从工资中扣回。
六、下列情况不予报销
1、无论因公因私的违章罚款及其它因当事人过失造成的损失浪费；
2、其它不符合国家开支标准的单据；
3、无理由跨年度的单据；
4、超出协会规定报销标准的票据不予报销；
5、经国家发票查验平台查验不通过的票据不予报销。
七、附则
1、本制度适合于协会会长、分管工作副会长、秘书长、秘书处、专家、专业委员会成员和镇街办事处负责人。
2、本制度经会长办公会议讨论，报监事会批准，并在协会官网公示之日起7天内，无异议视为通过。
3、本制度生效日期为2024年1月1日。
4、本制度由秘书处负责解释和执行。
佛山市顺德区物业管理行业协会
二〇二三年十二月二十二日
佛山市顺德区物业管理行业协会
采购管理制度和流程
一、目的
为加强协会物资采购的管理和控制，有效降低采购成本，进一步规范采购流程，结合协会的具体实际，特制定本制度及流程指引。
二、适用范围
适用于本协会采购管理；
1、供应商经考察后，由秘书处统一汇总报秘书长、分管工作副会长和会长批准入库，批准入库的供应商每年年末根据合作的情况（供应能力、品质、价格等）进行复核，保证入库供应商的履约能力；
2、采购金额在5000元（含）以下的，由秘书长在供应商库内随机抽取一家，报分管工作副会长、会长审批；
3、采购金额在5000元以上的，由秘书长提供三家报价，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面选定。
三、采购流程及审批
1、基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—签订合同—交货验收—入库—对账—财务结算。具体如下：
1.1采购计划：由秘书处发起采购物品的计划，报秘书长、分管工作副会长、会长；计划必须写清楚采购物资、数量、价格等；
1.2合同的签订：根据双方的要求签订合同或协议书等；
1.3付款：根据合同要求，安排财务付款；
1.4验收：采购人员负责验收并签名，金额超过20000元或以上的由负责跟进的人员及秘书长指定的人员一同验收；
1.5采购人员、财务需跟进发票开具情况。
2、采购金额达30000元及以上需抄送监事长单位、副监事长单位、监事会代表且无异议后方能执行采购方案；采购金额达50000元及以上需抄送监事长单位、副监事长单位、监事会代表且无异议后方能执行采购方案，同时抄送理事会，接受理事会的监督。
四、附则
1、本制度经会长办公会议讨论，报监事会批准，并在协会官网公示之日起7天内，无异议视为通过。
2、本制度生效日期为2024年1月1日。
3、本制度由秘书处负责解释和执行。
佛山市顺德区物业管理行业协会
二〇二三年十二月二十二日
佛山市顺德区物业管理行业协会
票据管理制度
为加强协会票据管理，规定票据的领用、缴、销制度，根据《会计法》相关要求，结合本会实际，特制定本制度，请严格遵守执行；
一、票据的定义
票据是指出票人依法签发的由自己或指示他人无条件支付一定金额给收款人或持票人的有价证券，即某些可以代替现金流通的有价证券。属于票据的有：汇票、本票、支票等等。
二、票据管理及使用
1、对票据的使用，协会出纳要担任监管员，负责各类票证的领入、领用、回收、上缴、保管等工作。
2、票据领用、缴销票据时，应点清票据数量（本数、份数），办理票据领用、缴销手续，明确责任。财务应按规定设置票据登记账本，规范记账，妥善保管票据领用、缴销凭证，年终装订归档。
3、票据管理人应据实开具票据，不得擅自虚开、损毁票据。
4、加强票据管理。应按月盘点票据，如发生票据遗失或被盗等，当事人必须将遗失、被盗票据的名册、编号及数量等情况及时向会长办公会议汇报，写上书面报告，经单位核实，上报相关部门核销；人为原因造成票据损失或被盗的将要追究当事人，并受到相应的处罚。
三、附则
1、本制度经会长办公会议讨论，报监事会批准，并在协会官网公示之日起7天内，无异议视为通过。
2、本制度生效日期为2024年1月1日。
3、本制度由秘书处负责解释和执行。
佛山市顺德区物业管理行业协会
二〇二三年十二月二十二日
